Så köper du lönetjänster – Guide – 6 vanligaste fallgroparna

Detta är en guide för dig som står inför att lägga ut er löneadministration på en extern part. Det kan ofta vara en god idé. Om du köper lönetjänster på rätt sätt kommer du att spara tid och därmed kostnader för ditt bolag. Men det finns flera fallgropar som kan ge motsatt effekt.

Jag hoppas att min guide med de 6 vanligaste fallgroparna vid köp av lönetjänster kan hjälpa dig att undvika dessa.

Vad är lönetjänster?

Lönetjänster är samlingsnamnet för de tjänster som ett bolags ekonomi- eller personalavdelning utför avseende hantering av: lönebesked (GDPR-anpassade), tidrapporter, avvikelsehantering såsom övertid och olika frånvaroorsaker. Men också semesterlönehantering, reseräkningar och utläggshantering, ledighetsansökningar och anställningsavtal mm. På engelska benämns tjänsterna som payroll services eller salary processing services.

6 vanligaste fallgroparna vid köp av lönetjänster

• Befintliga lönerutiner är inte i ordning

Om era befintliga personal- och lönerutiner inte är i ordning är det svårt att definiera och kravställa leverans från en extern lönebyrå. Kravställer du fel kommer ju leveransen också att vara fel.

Här är det viktiga för dig att ha insikt i om rutinerna är i ordning eller inte när du tar in offert. Är du öppen med att rutinerna inte är i ordning och att ni behöver ta hjälp med att sätta upp en rutin som är anpassad för er så kommer du att undvika oförutsedda deadlines och andra komplicerande omständigheter för era anställda.

• För många leverantörer

Köper ditt företag andra tjänster från en leverantör som erbjuder lönetjänster bör du i första hand ta in en offert från dem. Varför? Jo, ju fler leverantörer av företagskritiska tjänster du har ju fler kontaktytor behöver du hantera. Vill du minimera din tidsåtgång vill du hantera så få kontaktytor som möjligt. En fallgrop är att alltid hitta den specifikt bästa leverantören för varje tjänst du vill köpa, utan att se till din helhetslösning. En helhetslösning är tidsbesparande för dig.

Optimalt så hittar du en fullservicebyrå inom redovisning som också levererar lönetjänster. När ditt bolag växer kommer du att vilja lägga ut mer än bara löner och då har du redan kontakt med en leverantör du känner till.

• Digital mognad

Om ditt bolags digitala mognad ligger långt ifrån lönebyråns kommer ni inte att matcha. Det handlar dels om att många leverantörer idag är helt digitala, innebärande att era anställda också behöver ha den digitala mognaden. I andra delen av spektrumet finns det lönebyråer som inte använder molnbaserad mjukvara, appar mm vilket kommer att upplevas som störande för bolag med hög digital mognad.

• Ingen API koppling till bolagets redovisning

Att välja en leverantör vars mjukvara inte har en API koppling till ert redovisningssystem innebär att du inte får över relevant information direkt till bokföringen. En API lösning skickar med mer relevant information och inte bara konteringarna som följer med i en sie-fil. Vilket sparar tid för dig vid uppföljning och drar även ner kostnaden för era revisorer.

Det här kan tyckas som en trivial och teknisk punkt, men tar du inte hänsyn till detta så skapar du merarbete och merkostnader.

• Inte upphandla reseräkning och utläggshantering samtidigt

Hantering av reseräkningar och utlägg är något som ofta tar mycket tid. Saknade kvitton, kvitton i en skolåda, kvitton utan deltagarlistor osv är något som ger ekonomiavdelningar världen över rysningar. Och inte av välbehag. Om du nu tar in en offert på lönetjänster så bör du se till att även reseräkning och utläggshantering omfattas av er nya lösning. Har ni omfattande utlägg mm och ni har en fungerande digital lösning på plats idag vill du inte, jag repeterar. Vill du inte, ändra den. Välj i sådana fall istället en leverantör som har en lösning på plats som fungerar med det ni har.

• Stor vs liten aktör

Du kommer att hitta både stora internationella payroll-leverantörer som bedriver verksamhet även i Sverige och du kommer att hitta små lönebyråer med kanske bara en eller att par anställda. Vilket är bäst?

Fördelar med stora lönebyråer:

• Stora lönebyråer har ofta rutiner som även är anpassade för stora bolag, då de har kapacitet att ta på sig stora avtal med stora kunder.
• De har ofta HR experter inhouse som finns tillgängliga för arbetsrättsliga frågor.
• De har ofta lång erfarenhet av att hantera mer komplicerade löner.
• De finns inte bara i Sverige, utan kan hantera era löner i flera länder samtidigt.

Fördelar med mindre lönebyråer:

• De har ofta praktiska rutiner anpassade för mindre bolag.
• De har ofta tillgång till externa HR experter.
• De är ofta en effektiv lösning för dig som inte har komplicerade löner.

Utöver små och stora leverantörer finns det också några få medelstora aktörer. Hos dessa kan du dra nytta av deras erfarenheter från större kunder och mer komplexa löner. Men också behålla effektiviteten i de lite mindre löneuppdragen. En gemensam nämnare hos de mellanstora aktörerna är att de också kan hjälpa internationella företag i Sverige och förmedla internationella kontakter till svenska bolag som expanderar.

Vad ska jag tänka på när jag ska köpa lönetjänster?

Hoppas att den här guiden har varit nyttig för dig och att du nu kan undvika de vanligaste fallgroparna.

Här har du en summering på vad du ska tänka på när du köper lönetjänster:

1. Du behöver ha ordning på befintliga lönerutiner så att du kravställer offerten rätt,
2. Sikta på ett samarbete med en fullservicebyrå. Då minimerar du dina kontaktytor och din tidsåtgång,
3. Du ska välja en leverantör med ungefär samma digitala mognad som ditt bolag,
4. Väljer du en leverantör med en helt digital lösning så bör du följa upp att rätt information hänger med in i redovisningen med hjälp av en API koppling,
5. Offerten ska omfatta även reseräkning och utlägg,
6. Välj rätt storlek på aktör så att det passar dig.

Vill du komma i kontakt med en mellanstor fullservicebyrå som levererar högkvalitativa lönetjänster i hela Sverige, kontakta oss här.