Redovisa intäkter i K2

Att redovisa intäkter i K2 skiljer sig från övriga redovisningsstandarder. Varför jag hoppas att min artikel blir en lättförståelig guide till intäktsredovisning av tjänste- och entreprenaduppdrag i K2. Och att du samtidigt får en förståelse för skillnaderna mellan de olika standarderna.

Vad är K2 och hur skiljer den sig från andra redovisningsstandarder?

För att veta hur intäkter ska redovisas i K2 börjar vi med att reda ut vilka olika redovisningsstandarder som finns. BFNAR 2016:10 (Årsredovisning för mindre företag) är det som i dagligt tal (åtminstone i redovisningskretsar) kallas för K2. K2 står även för Kategori 2 i Bokföringsnämndens (BFN) fyra kategorier för icke-noterade bolag. Dessa förklaras förenklat enligt nedan:

• K1: företag som upprättar förenklat årsbokslut.
• K2: mindre företag som upprättar årsbokslut eller årsredovisning.
• K3: huvudregelverk för upprättandet av årsredovisning.
• K4: icke-noterade bolag som frivilligt upprättar koncernredovisning i enlighet med IFRS.

Vad är mindre företag?

Ett mindre företag får alltså upprätta en årsredovisning enligt K2, även om K3 är huvudregelverket för årsredovisningar enligt ÅRL. Ett mindre företag definieras utifrån vad som är ett större företag. Ett företag som uppfyller mer än ett av följande villkor är ett större företag:

• medelantalet anställda i företaget har under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 50,
• företagets redovisade balansomslutning har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 40 miljoner kronor,
• företagets redovisade nettoomsättning har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 80 miljoner kronor.

Även noterade företag är större företag. Ett mindre företag är med andra ord ett företag som inte är ett större företag.

Mindre företag redovisar enligt K2 eller frivilligt enligt K3

De mindre företagen kan således välja mellan att använda K2, som är ett förenklat regelverk, och K3 som är huvudregelverket. Dessa skiljer sig åt genom att K3 och även IFRS (internationella redovisningsstandarder) är principbaserad normbildning med K2 är regelbaserad. I K2 specificeras vad som är tillåtet och inte. Man kan säga att redovisning enligt K2 sätter begränsningar för variation i redovisningen, vilket kan ses som en förenkling. Det är exempelvis inte tillåtet enligt K2 att:

• aktivera egenupparbetade immateriella tillgångar.
• skriva upp andra tillgångar än fastigheter.
• värdera finansiella tillgångar till verkligt värde.

K2 är alltså fyrkantigare, men också lättare att tolka och ibland också lättare att använda. K2 följer dessutom ofta skattereglerna, till skillnad från K3. Enligt K2 behöver du exempelvis inte:

• periodisera belopp som är mindre än 5 000 kr.
• periodisera årligen återkommande utgifter.
• aktivera inventarier som har max 3 års livslängd eller besitter ett mindre värde.

K2 ska dock tillämpas i sin helhet. Vilket betyder att man inte kan välja att använda några regler ur K2 och några ur K3 eller IFRS. Har du valt att redovisa enligt K2 måste du följa K2 fullt ut, tills du eventuellt byter. Exempelvis om ditt företag inte längre är att betrakta som ett mindre företag. Då har vi rett ut hur de olika redovisningsstandarderna förhåller sig till varandra. Nu till hur man ska redovisa intäkter i K2.

Redovisa intäkter i K2: Tjänste- och entreprenaduppdrag i K2

Intäkt är inte samma som inkomst i redovisningen. Intäkt är en periodiserad inkomst som används för att fastställa en periods resultat (intäkter – kostnader). Den generella regeln är att ett företag ska redovisa en intäkt om:

1. a) väsentliga risker och förmåner till följd av transaktionen har övergått,
2. b) beloppet kan beräknas på ett tillförlitligt sätt, och
3. c) det är sannolikt att de ekonomiska fördelarna av transaktionen kommer att tillfalla företaget.

Vad gäller då när man ska redovisa intäkter i K2 från tjänste- och entreprenaduppdrag? Även om K2 är ett förenklat regelverk för mindre företag finns en del val som behöver göras i redovisningen. Däribland hur intäkter ska redovisas från tjänste- och entreprenaduppdrag.

Vad är ens tjänste- och entreprenaduppdrag?

För att reda ut hur man ska redovisa intäkter i K2 behöver vi särskilja på tjänsteuppdrag och entreprenaduppdrag. Ett tjänsteuppdrag är ett uppdrag grundat på avtal om att företaget ska utföra en eller flera tjänster under en tidsperiod. Ett entreprenaduppdrag handlar om att företaget har ett avtal om att producera ett eller flera objekt som är sammanhörande. Vid tillverkning av produkter mot order eller som normalt finns i företagets lager föreligger dock inte ett entreprenaduppdrag. Då används istället reglerna för försäljning av varor.

Både tjänste- och entreprenaduppdrag redovisas enligt samma regler och uppdragen kan sträcka sig över flera räkenskapsår. Vilket kan ställa till problem för periodiseringen.

Redovisa till fast pris eller löpande räkning?

Vid tjänste- och entreprenaduppdrag kan företaget välja att ta betalt med fast pris eller löpande räkning. Valet har väsentlig betydelse för hur redovisning intäkter i K2 sedan sker. Det är viktigt att det tydligt framgår i årsredovisningen vilken princip som används för vilken uppdragstyp.

Intäkter från uppdrag på löpande räkning

Intäkter från uppdrag på löpande räkning ska redovisas i takt med att arbete utförs och material levereras eller förbrukas. Intäkterna är värdet av utfört arbete eller material som har levererats eller förbrukats under redovisningsperioden och beräknas utifrån avtalat pris. Detta innebär att även värdet av utfört arbete eller värdet av levererat eller förbrukat material som ej är fakturerat ändock ska redovisas som en intäkt i resultaträkningen på balansdagen. I balansräkningen används kontona Upparbetad men ej fakturerad intäkt (tillgång) och Förskott från kunder (skuld) för belopp som har fakturerats innan arbete utförts eller material levererats eller förbrukats.

När det gäller redovisningen av uppdrag till fast pris kan intäkten redovisas enligt två olika sätt. Antingen enligt en huvudregel eller enligt en alternativregel. Den regel företaget väljer gäller då för alla uppdrag företaget har till fast pris.

Fast pris enligt huvudregeln – successiv vinstavräkning

Att redovisa intäkter i K2 från uppdrag till fast pris enligt huvudregeln liknar hur intäkter från löpande räkning redovisas, eftersom redovisningen av intäkter sker i takt med att något utförs, oavsett när fakturering sker. Intäkterna från uppdrag till fast pris enligt huvudregeln redovisas alltså i takt med färdigställandet. Detta kallas successiv vinstavräkning och innebär att en inkomst från ett uppdrag till fast pris ska redovisas som intäkt om företaget på ett tillförlitligt sätt kan beräkna:

• uppdragsinkomsten,
• färdigställandegraden på balansdagen, och
• de utgifter som uppkommit och de utgifter som återstår för att slutföra uppdraget.

En inkomst från ett fast pris-uppdrag ska enligt huvudregeln och successiv vinstavräkning redovisas som intäkt även om väsentliga risker och förmåner till följd av transaktionen ännu inte har övergått.

Fast pris enligt huvudregeln – färdigställandegrad

Vid balansdagen ska intäkterna från tjänste- och entreprenaduppdrag till fast pris enligt huvudregeln alltså periodiseras. Räkenskapsårets intäkt, vilket är ett resultat av periodiseringsarbetet, baseras då på färdigställandegraden på balansdagen (minskad med under tidigare räkenskapsår redovisade intäkter från uppdraget). Detta ställer relativt höga grav på företagets projektredovisning.

Bara om tillförlitlig beräkning

Huvudregeln, med så kallad successiv vinstavräkning, innebär nämligen att företaget gör en bedömning av det pågående arbetets slutliga utfall och redovisar den del av den beräknade vinsten som hör till det aktuella räkenskapsåret. Redovisning av intäkt från tjänste- och entreprenaduppdrag med fast pris enligt huvudregeln får därför bara användas om företaget på ett tillförlitligt sätt kan beräkna utfallet av uppdraget. Detta kräver ett effektivt internt system för ekonomisk rapportering och budgetering, där utvecklingen av nedlagda utgifter, färdigställandegraden och den förväntade totalinkomsten kan följas och revideras under uppdragets gång.

Sättet att beräkna färdigställandegraden ska vara konsekvent över alla uppdrag. En vanlig och accepterad metod att beräkna färdigställandegraden är genom att utgå från nedlagda utgifter på balansdagen i förhållande till totalt beräknade utgifter för att fullgöra uppdraget. Graden av färdigställande avgör sedan hur mycket av den planerade totalinkomsten som ska tas upp som intäkt för året.

Exempel på beräkning av färdigställandegrad

Förenklat kan beräkningen av färdigställandegraden se ut som följer. Ett företag beräknar att de (för ett nytt uppdrag) har lagt ned 60 procent av totalt uppskattade utgifter. Under förutsättning att uppdraget fortfarande håller budget är därför färdigsställandegraden 60 procent. Vilket i sin tur innebär att också 60 procent av den förväntade totalinkomsten från uppdraget ska ses som dittills uppnådd. 60 procent av den förväntade totalinkomsten tas därmed upp som intäkt för året.

I balansräkningen används även kontona Upparbetad men ej fakturerad intäkt (tillgång) och Fakturerad men ej upparbetad intäkt (skuld). Jämför med kontona som används vid löpande räkning ovan. Upparbetad men ej fakturerad intäkt används i båda fallen.

Fast pris enligt alternativregeln

Redovisning av intäkter från uppdrag till fast pris enligt alternativregeln (ibland även kallad färdigställandemetoden) innebär istället att en inkomst redovisas som intäkt i resultaträkningen först när uppdraget är väsentligen utfört. Alternativregeln innebär därmed att projektets inkomster såväl som utgifter bokförs som en balanspost så länge uppdraget pågår. Är värdet på utgifterna som hör till projektet högre än vad som har fakturerats uppdragsgivaren är posten en tillgångspost. Detta eftersom högre utgifter i jämförelse med fakturerat innebär att företaget har utfört mer arbete än vad de har tagit betalt för. Företaget har således en fordran på uppdragsgivaren. Om det omvända gäller, och det har fakturerats mer än vad företaget har haft i utgift för projektet, blir mellanskillnaden en skuld i balansräkningen. Företaget har fått betalt för mer arbete än vad de har utfört. I båda fallen används konto Pågående arbeten för annans räkning, vilken redovisas som en egen post i balansräkningen.

Utgifterna ska även bokföras på sina vanliga kostnadskonton i resultaträkningen om materialet levererats eller förbrukats senast på balansdagen. Men resultatet neutraliseras via en positiv justeringspost i resultaträkningen (Förändring av lager av produkter i arbete, färdiga varor och pågående arbete för annans räkning). Därmed sker ingen påverkan på resultatet.

När uppdraget sedan är väsentligen fullgjort och inkomsten ska redovisas som intäkt (resultatet avräknas) ska de poster som redovisats som positiva justeringsposter i tidigare års resultaträkningar redovisas som en negativ justeringspost i resultaträkningen. Detta innebär att det först är när uppdraget är avslutat som uppdraget ger en resultatpåverkan i resultaträkningen.

Alternativregeln är enklare att administrera, men resultaträkningen ger ingen löpande information om projektstatus. Eftersom ett uppdrag resultatavräknas först när uppdraget är slutfört ställer dock även alternativregeln krav på företagets system för ekonomisk rapportering. Företaget måste exempelvis hålla koll på vilka utgifter och inkomster som hör till vilka uppdrag.

Redovisa intäkter i K2 FAQ:

Redovisa intäkter i K2: Får jag använda alternativregeln om jag har uppdrag till löpande räkning?

• Nej, sedan några år tillbaka är det bara möjligt att använda alternativregeln för uppdrag till fast pris. Dock tillåter skatteregler fortfarande att inkomster redovisas enligt alternativregeln i bolagets inkomstdeklaration.

Redovisning av intäkter i K2: När får jag använda alternativregeln?

• Om du har uppdrag till fast pris (gäller både K2 och K3, men vid koncernredovisning enligt K3 får endast huvudregeln användas vid uppdrag till fast pris).

Redovisa intäkter i K2: När får jag inte använda alternativregeln?

• Du får inte använda alternativregeln vid uppdrag på löpande räkning (och vid koncernredovisning av fastprisuppdrag enligt K3). Då måste huvudregeln, eller så kallad successiv vinstavräkning användas.

Redovisa intäkter i K2: När får jag använda huvudregeln?

• Huvudregeln, det vill säga successiv vinstavräkning måste användas vid uppdrag på löpande räkning (och vid koncernredovisning enligt K3 vid uppdrag till fast pris). Huvudregeln får även användas vid uppdrag till fast pris, det vill säga om företaget på ett tillförlitligt sätt kan beräkna utfallet av uppdraget.

Redovisning av intäkter i K2: Vilket är bäst? Huvudregeln eller alternativregeln.

• Båda sätt att redovisa intäkter vid fast pris har sina för- och nackdelar. Huvudregeln med successiv vinstavräkning ger en mer rättvisande bild av årets prestation för olika projekt i resultaträkningen, medan alternativregeln ofta är enklare att administrera.

Redovisa intäkter i K2: Får jag byta till alternativregeln om jag redovisar enligt huvudregeln?

• Ett företag får byta till alternativregeln från huvudregeln om det finns särskilda skäl, exempelvis om företaget får en ny ägare som inte redovisar enligt huvudregeln eller om företagets verksamhet har minskat i betydande omfattning vilket har medfört att även de administrativa resurserna och företaget därför har svårt att uppfylla kraven som ställs på redovisning enligt huvudregeln. Ett företag får dock byta från alternativregeln till huvudregeln utan särskilda skäl, men företaget måste kunna uppfylla kraven som gäller vid redovisning enligt huvudregeln.

Kan jag redovisa enligt alternativregeln på några av mina uppdrag till fast pris och enligt huvudregeln på resten?

• Nej, ett företag måste konsekvent tillämpa redovisning enligt ett av sätten på samtliga uppdrag av samma art

Vad händer om jag redovisar enligt successiv vinstavräkning (huvudregeln) och beräkningarna vid balansdagen visar på förlust istället för vinst?

• Blir inkomsten lägre än utgifterna vid beräkning av det förväntade ekonomiska utfallet för ett uppdrag uppstår en bedömd förlust, vilken omedelbart ska redovisas som en kostnad. Detta gäller oavsett om arbetet är påbörjat eller inte.

Vad är den stora skillnaden mellan successiv vinstavräkning (huvudregeln) och färdigställandemetoden (alternativregeln)?

• Den stora redovisningsmässiga skillnaden mellan successiv vinstavräkning och alternativregeln är att successiv vinstavräkning ger en periodisering av inkomster och utgifter under tiden uppdraget löper. Resultat från tjänste- och entreprenaduppdrag kan alltså följas i resultaträkningen under de år som uppdragen pågår.

Periodisering av inkomster och utgifter, vad innebär det?

• Periodisering av inkomster och utgifter handlar om att försöka få resultaträkningen att spegla årets prestation i form av intäkter och kostnader för att kunna komma fram till ett resultat (vinst eller förlust) för perioden. Eftersom inkomster och utgifter inte nödvändigtvis speglar räkenskapsåret prestation blir det därför viktigt att försöka specificera den del av inkomster och utgifter som faktiskt hör till årets prestation/resultat. Periodisering handlar alltså om att få ett resultat för en avgränsad period (räkenskapsåret).

Redovisning av intäkter i K2 kan lätt bli komplicerat, så det är bra om du själv inte har greppet om detta att du tar hjälp. Vill du ta kontakt med oss som är specialister på området så klicka här.