Bokslut och dags för planeringsmöte med revisorn? Så förbereder du dig

Dags för bokslut?! Här kommer tips på hur du som ansvarig för bokslutet kan förbereda dig på absolut bästa sätt. En viktig del i planeringen är ett planeringsmötet med revisorn. Det finns många fördelar med att ha ett sådant planeringsmöte:

• Båda parter får deadlines att förhålla sig till,
• Du minskar även risken för att ta fram onödiga underlag,
• Du får upp viktiga frågor i god tid,
• Risken för att göra fel på grund av regelförändringar minskar,
• Ni kan gemensamt komma fram till när bolagsstämma tidigast kan hållas och därmed utdelning betalas ut.

Här kommer en liten guide på åtta punkter om vad som bör tas upp:

1. Titta på förra årets bokslut och återkommande frågor

I det bolag som du är ekonomiansvarig i så kan det finnas balansposter som du flera år fått frågor på från revisorn. Det kan handla om varulagersvärdering, osäkra kundfordringar, immateriella tillgångar, värdering av dotterbolagsinnehav eller kanske avsättningar.

En del bolag får många frågor runt likviditetssituationen, i andra kan det vara momsavstämningar som är intressant. Det kan också vara uppföljning av protokoll från styrelsemöten eller uppföljning av kundavtal som det återkommande efterfrågas mer information om.

Gå igenom noteringarna från föregående års revision och förbered frågor till revisorn om vilka underlag som du behöver ta fram denna gång. Om du har alla underlag för alla relevanta poster förbättrar du kvalitén på bokslutet och minimerar tidsåtgången.

2. Bokslut: dispositioner och utdelning 

En av de vanligaste bokslutsdispositionerna är periodiseringsfonds avsättning. Gå igenom med företagets ledning om avsättning ska göras eller inte. Bättre att förbereda det här i förväg än vänta på ett beslut när bokslutet är klart och det är mer brådskande.

Det finns också olika sätt att hantera exempelvis ägartillskott och koncernbidrag. Diskutera detta med revisorn om du inte är helt insatt i frågeställningarna och det är relevant för ditt bolag.

3. Hållbarhetsredovisning

Många bolag har de senaste åren börjat att hållbarhetsredovisa, vilket leder till vissa nya frågor från revisorn. Omfattar årsredovisningen hållbarhetsinformation för första året är det klokt att du nämner det vid er genomgång, det är nämligen inte alla revisorer som är insatta i vad det innebär.

4. Utdelning

Eget kapital och därmed utdelningsbara medel är något som ägarna vill få info om. Den här frågeställningen förs ofta vidare i ägarledda bolag till hur ägarna blir beskattade på utdelning. Beroende på vem som hanterar ägarnas privata deklarationer kan det finnas frågor som behöver hanteras. Hur stor är ägarens K10? Hur beskattas ägarna på utdelning? Tar ägarna ut en optimal lön?

5. Nyheter som du bör få reda på

Fråga revisorn om det under året har kommit några nyheter som påverkar upprättandet av detta bokslut och årsredovisningen. Nya bestämmelser kommer hela tiden.

6. Tidsplanering

Viktigaste punkten på agendan. Tänk igenom vad som behöver göras innan bokslut och årsredovisning kan vara helt klara och ha ett förslag på datum klart till mötet. Kom sedan överens om ett datum som revisionen ska påbörjas och när den ska vara klar. Diskutera naturligtvis även arbetsfördelning mellan revisionsbyrån och dig själv. I mindre bolag är det inte ovanligt att revisionsbyrån hanterar exempelvis upprättande av årsredovisning eller inkomstdeklaration, se till att den arbetsfördelningen är tydlig. När alla parter har tydliga deadlines kan du ge förslag på tidpunkt för årsstämma till ledningen.

7. Känsliga uppgifter

Tänk på att vissa uppgifter i bokslutet inte får mailas till revisorn med tanke på GDPR. Därför har i princip alla revisionsbyråer har idag en onlineservice där du får ladda upp bokslutet till en säker server. Se till att du har inloggningsuppgifter så kan du ladda upp material i takt med att det blir klart. Du har sedan också hela bokslutet med alla underlag samlat på ett och samma ställe, om det skulle behövas vid något framtida tillfälle – exempelvis om företaget säljs och en köpare vill genomföra en företagsundersökning.

8. Skriv inte ut något på papper 

Och slutligen, gå nu inte och skriv ut ditt bokslut på papper. För idag finns det inget papper som faktiskt behöver skrivas ut. Skriver du ut bokslutet så kommer din revisor bara att skanna in det igen, det blir ju rätt onödigt. Och när det kommer till årsredovisning, fastställelseintyg, protokoll mm mm kan i princip allt signeras med digitala medel. Har du själv inte tillgång till digitala signeringsverktyg, ta då hjälp av din revisor som bör ha det.