Arkivering 7 år obligatorisk även för digital bokföring

Stående så här vid tröskeln till något av en digital evolution inom bokföringsbranschen, möts vi av utmaningar när gamla rutiner ska möta nya. Digital bokföring sprider sig och många bolag arbetar för att ställa om till en mer automatiserad hantering. Förändring kan vara trögrörligt och är ofta dyrt på kort sikt, men i det långa loppet är det (förhoppningsvis) en lönsam investering. På vägen ställs vi dock inför en del både väntade och oväntade frågeställningar.

Byta systemleverantör

Leverantörer av bokföringssystem arbetar flitigt med att utveckla funktioner, processer och rutiner för att kunna möta allt fler kunders krav på ett digitaliserat och automatiserat bokföringssystem. Detta har lett till att fler aktörer utmanar marknaden med nya, kreativa alternativ och kunderna erbjuds genom aktiv marknadsföring konkurrenskraftiga produkter och priser. Vi ser en ökad rörlighet hos kunderna på marknaden, fler väljer att byta systemleverantör för att pressa ned kostnaden.

Var sparas bokföringsmaterialet?

Vi har nu vid ett flertal tillfällen uppmärksammat att kunder med digital bokföring som har bytt redovisningsbyrå inte har en inarbetad rutin för hur bokföringsmaterialet ska sparas. I digitala bokföringssystem ingår generellt webbaserad arkivering, vilket innebär att all bokföringsdokumentation sparas på en server hos systemleverantören. Detta gäller dock i de flesta fall endast så länge bolaget förblir kund. Om avtalet sägs upp, sägs även arkiveringsplatsen upp. Det är därför viktigt i dessa lägen att ha en dialog med systemleverantören innan avtalet avslutas, så att dokumentationen överförs från leverantörens server innan tjänsten stängs ner. Annars raderas den.

Glöm inte arkiveringskravet

Det finns systemleverantörer som uppmärksammar om detta när avtalet sägs upp, men alla gör inte det så det är viktigt att frågan inte glöms bort. Ta med arkivering i beräkningen när ni ska byta systemleverantör, så att dokumentation inte försvinner. Bokföringsnämndens krav på arkivering av räkenskapsinformation på ett betryggande sätt under 7 år gäller även digital dokumentation, och det är bolaget i fråga som har yttersta ansvaret för att detta efterföljs.